Digitale timesedler på farten giver fordele
Online-registrering af timer og materialeforbrug i servicevognen giver hurtigere penge på firmakontoen og en mere effektiv udnyttelse af arbejdstiden hos Erik Nielsen VVS.
Med digitale time- og materialesedler slipper bogholderne for timelange tasteopgaver, når kunderne skal have en faktura, og montørerne skal have løn, fortæller indehaver Erik Nielsen. .
Mandag morgen er der altid travlt med kuglepennene i opholdsstuen hos Erik Nielsen VVS i Hillerød, når svende og lærlinge møder ind. På en lang bænk under vinduet sidder de, der i ugens løb har glemt at udfylde de blå time- og materialesedler. Fra værkstedet udenfor kan deres kolleger stå og trippe, mens de kigger ind af vinduet for at se, hvornår langbænken er færdig med at skrive på de blå sedler.
Læs også: Installatører: Online registrering effektiviserer forretningen
Hidtil er der hos Erik Nielsen VVS gået op til tre uger fra en opgaves afslutning til kunden blev præsenteret for en regning. Med det nye it-system vil der ifølge indehaver Erik Nielsen fremover højst gå en dag eller to. .
Lige nu er der alt for mange blå arbejdssedler, og opholdsstuen er mere end fyldt, når alle er samlet. Siden Erik Nielsen VVS for halvandet år siden tændte den grønne lampe for it i servicevognen, er der kommet fem nye medarbejdere i virksomheden, så der nu er 28 medarbejdere, heraf fem lærlinge. Og nu er tiden kommet til at gøre noget ved de håndskrevne sedler, der er nødvendige for at fakturere kunderne for udført arbejde. Sedlerne er samtidig overmontørens sikkerhed for, at udgifterne ikke løber løbsk på de større projekter, og at kundernes acontobetalinger følger med forbruget.
Ud med de blå sedler
Et skift til digital time- og materialeregistrering i alle servicebiler skal fremover sikre, at arbejdstiden bliver brugt mere effektivt uden spildte arbejdstimer og alt for lange kredittider. Lige nu er proceduren, at regnskabsmedarbejderne hver mandag manuelt skal taste svende og lærlinges arbejdsregistreringer på de blå sedler ind på computeren. Den tid vil vvs-installatør og indehaver Erik Nielsen gøre effektiv.
Montørerne tjener ingen penge, når de bruger tid på at udfylde sedler. Digitale timesedler er med til at gøre virksomheden strømlinet og er en platform til at bygge videre og kunne håndtere flere medarbejdere. På kontoret kommer vi til at spare tid, som medarbejderne kan bruge til at lave andre opgaver, som kan lette de administrative byrder fra mine skuldre, siger han.
Ud over at slippe for det administrative bøvl vil Erik Nielsen også have kortere vej til indbetaling fra kunderne. Virksomheden sender hvert år op mod 4.000 fakturaer ud, og hver måned går der regninger ud til kunderne for 100.000 kroner på små- og mindre opgaver. Hidtil er der gået op til tre uger fra vvs-montøren er kørt væk i servicebilen, til kunden har set en regning. Fremover vil der højst gå en dag eller to inden kunden ser sin regning.
Jo hurtigere kunden får en faktura, og vi kan rette misforståelser, samt blive enige om, hvad der er udført og den endelige pris, des hurtigere betaler de, siger Erik Nielsen.
Alle skal være digitale inden jul
I september passerede it-projektet et afgørende sving på vej til mål. De første af seks it-piloter fik en tablet i servicebilerne og taster nu arbejdstimer og materialeforbrug ind, mens de er hos kunden. Inden jul skal alle være digitale. Ellers får de ikke løn, siger Erik Nielsen med et glimt i øjet.
It-piloterne er folk, der tænker kreativt, tager skridtet før de andre og kan få deres kolleger med. Flere af dem har været utålmodige og spurgt mig, om de ikke snart kunne komme i gang. Henad vejen skal alle være med, men der er også plads til forskellighed. Jeg har nogle medarbejdere, der har svært ved it og kun har halvandet år tilbage, inden de går på pension. Jeg kræver ikke, at de skal bruge systemet, siger Erik Nielsen.
Gode råd er værdifulde
De første uger med it-piloterne viser, at systemet virker, som det skal, og Erik Nielsen er tilfreds med det, han har fået. Den eneste mindre hovedpine er manglen på hands-on oplæring, så han og medarbejderne ikke skal ringe til hotline for at lære systemet at kende.
Fordele ved straksfakturering
Erfaringsmæssigt giver hurtig fakturering kortere vej til indbetaling, så det samlede udestående bliver reduceret. Det giver samtidig færre indsigelser og tab, fordi leverancen er i frisk og positiv erindring hos kunden.
Ved at sende fakturaer for småopgaver inden for et par dage, er kunden mere indstillet på at betale med det samme. Straksfakturering giver derfor:
- færre uenigheder og mindre tidsforbrug med at forklare fakturaen for skeptiske kunder
- mindre bøvl med at opkræve og inddrive en fordring
- mere tid til at arbejde med mere kundeorienterede og givtige aktiviteter
Kilde: Markedschef Torben Smedegaard Pedersen, Købmandstandens Inkasso Service
Systemet er godt nok og hurtigt indført. Jeg vil være meget tilfreds, hvis alle er på om tre måneder. Det, der bliver problemet, er at få alle til at trykke på de rigtige knapper. Jeg savner kun, at vi alle fik en personlig oplæring, for der er forskel på, når en sælger viser, hvordan man gør, til man selv skal til tasterne, siger Erik Nielsen.
Undervejs i indkøbsprocessen har Erik Nielsen indset, at man skal være forsigtig, når en it-sælger tilbyder en stor løsning. Han har valgt et system fra it-virksomheden EG kaldet Webtid, hvor hver medarbejder har en tablet, der kommunikerer med bogholderiet hjemme på kontoret. Det er en velafprøvet løsning, begrunder han.
Selv om mindre leverandører tilbyder billigere eller bedre løsninger, vil Erik Nielsen have den sikkerhed, der er i at bruge et system fra en stor og etableret leverandør. Prisen ender på omkring 250.000 kroner for indkøb og implementering. Løsningen kunne dog være blevet endnu større og omfattende, hvis han lod være med at bruge sin kritiske sans undervejs i forhandlingerne uden at søge råd fra en fagperson, han stoler på.
Læs også: Hjælp til den moderne håndværker
Havde det ikke været for vores egen edb-mand, ville vi have købt nogle ting, der ikke var nødvendige, og det ville have taget utrolig lang tid at få indført. Det, der er mest irriterende, er det månedlige abonnement, der blandt andet dækker support, og som vi betaler også uden at bruge supporten. Jeg vil altså hellere betale for noget, hvis jeg faktisk bruger det, understreger Erik Nielsen.
