It-værktøjer giver højere kvalitet i opgaveløsninger

Funder & Schultz ApS blev stiftet i Hillerød i 2019 og er allerede i skrivende stund (november 2020, red.) vokset til 13 medarbejdere. ”Vi havde fra starten af et godt fundament og netværk fra vores tidligere virker, og så har der bare været utrolig høj fart på markedet. Der er stor efterspørgsel efter tekniske installationer fra både virksomheder og private”, fortæller Mikkel Schultz, der sammen med Joen Funder ejer firmaet.

De har investeret i Economic som økonomisystem, ordrestyringssystemet Ordrestyring.dk og systemet EverCalc til tilbudskalkulation og efterkalkulation. De tre systemer er integreret og udgør den digitale platform for firmaets forretningsdrift.

Tilbud skal være gennemregnet
”Vi er begge meget teknisk og digitalt orienterede, og vi ønskede fra starten af at automatisere så meget af forretningsdriften som muligt, så vi kan bruge vores tid på det, der skaber værdi for kunderne og vores forretning, nemlig kvalitet i opgaveløsningerne”, fortæller Mikkel og tilføjer: ”Tilbudsgivning er en grundsten for en forretning som vores. Vi lægger vægt på at synliggøre de faldgruber og risici, der kan være med mange opgaver, over for kunderne. Skal vi renovere et badeværelse, ved vi ikke altid, hvordan rørenes forfatning er på forhånd. Hvis et rør går i stykker undervejs, fordi det er tæret, så kan tids- og materialeforbrug lige pludselig stige meget. Vi vil gerne sammen med kunden tage aktivt stilling til risici, og det kan vi med et agilt kalkulationsværktøj”.

Han fortæller, at de gerne bruger en halv time mere på at tænke opgaven helt igennem og opstille forskellige scenarioer. Han mener, det er fair over for alle parter, at tilbuddet tager højde for de forskellige risici, der kan opstå. Han har selv en baggrund som fastansat vedligeholdsansvarlig i en større virksomhed i Hillerød, hvor han indgik mange aftaler med eksterne håndværkere. Her erfarede han på første hånd hvor ofte, der dukkede uforudsete komplikationer op, som ændrede opgaven og derved også håndværkerens lønsomhed på sagen.

Tjener vi penge eller ej?
Han fremhæver, at gevinsterne ved digitale værktøjer til styring af en installationsforretning er, at det i sidste ende sparer masser af tid, giver bedre overblik og styring, reducerer risici og giver indblik i, hvor firmaet tjener penge, og hvor firmaet ikke tjener penge. Den allervigtigste gevinst er ifølge Mikkel Schultz dog nok, at det hjælper til at styrke kvaliteten.

”Får vi registreret tilbud og nye sager med de korrekte data første gang, så kan vi automatisere resten af informationsflowet. Det sparer os for masser af tid samtidig med, at det giver os en række andre fordele”, fortæller han.

Kalkulationsværktøjet giver dem for eksempel indsigt i, hvor de tjener penge, og hvor de ikke tjener penge. Det er vigtigt for styringen af forretningen og vigtig viden til næste gang, de skal afgive et tilbud på lignende opgaver.

”EverCalc er et meget agilt værktøj, som vi kan tilpasse vores behov. Når vi beregner tilbud, sørger værktøjet for at tage alt med inklusive småting som rawplugs og skruer. Værktøjet har opdaterede priser på det hele, fordi det er integreret med grossister og leverandørers prislister, og vi kan selv bygge materialelister og forme grupper af sager, som passer til vores forretning. Det er let at opsamle erfaring i værktøjet, og det er let at efterkalkulere, hvor godt tilbuddet så viste sig at være, når sagen er afsluttet”, fortæller han.

Kvalitet kræver digital platform
Mikkel Schultz er uddannet VVS-installatør samt maskinmester og har tidligere arbejdet som ansat i en større medicinalvirksomhed. Her lærte han en masse om kvalitetsledelse, som han tager med sig i driften af Schultz & Funder.

”Vi vil gerne skyde brystet frem og byde ind på komplekse opgaver inden for tekniske installationer i erhvervsbyggerier eller større privatboliger. Det kræver skarp styring af kvaliteten i alle led”, fortæller Mikkel.

Han peger på, at det for eksempel kræver, at alle ansatte – og særligt nyansatte – bliver udstyret med tjeklister og dokumentation med præcise billeder, så de både ved, hvad de skal gøre, og hvordan de skal gøre det. De skal også sørge for den rette dokumentation af opgaven med billeder, så kunden har en brugbar dokumentation for, hvad installationen indeholder. Er det for eksempel en vandinstallation, skal der være billeder af rørsamlinger med vand på.

”Den slags arbejdsgrundlag giver svendene tid og ro til at udføre et godt arbejde. Det kræver en god digital platform, som er let at tilgå for medarbejderne på en iPad eller smartphone på stedet. De skal til enhver tid kunne finde de rette billeder og de rette standarder med relevans for opgaven”.