Har du styr på dine gæster?

Check In besøgssystemet frigør tid for receptionister og sikkerhedsvagter, så de kan fokusere på service og sikkerhed for alle i bygningen, i stedet for kun at tage imod besøgende. SystemHouse Solutions har bidraget til store besparelser i mange tilfælde, hvor vores kunder har taget skridt til at reducere bemandingen og implementere vores automatiserede besøgssystemer af enhver art. I flere tilfælde har omkostningsreduktioner på op til 90 % været mulige, på grund af intelligente digitale løsninger til virksomhedens besøgs flow. Det kunne være ubemandede kundelounger i tidligere receptioner, eller ved hjælp af QR-koder som ”adgangsbillet”, i stedet for traditionelt samtaleanlæg med vagter i den anden ende.

Sådan fungerer det
Når en besøgende ankommer, skannes den QR-kode (ligesom i en lufthavn) som er fremsendt i mødeindkaldelsen. Når Check In systemet genkender QR-koden, ringer systemet op til værten fx på deres mobiltelefon, ved hjælp af IP-telefoni, og en stemme fortæller værten, hvem gæsterne er. Værten kan herefter ganske enkelt trykke 1 på sin telefon, for at godkende gæsten, eller trykke 2 for at tale med den besøgende direkte gennem systemet, ved hjælp af det indbyggede lydsystem i besøgskiosken. Når værten har bekræftet gæstens ankomst, udskrives et gæsteskilt med en QR-koden på. Skiltet kan herefter også bruges til at åbne døre og speedgates videre ind i bygningen, hvis ønsket.

Ankommer en gæst uanmeldt på besøg, kan gæsten manuelt registreres sig i besøgssystemet, som derefter vil ringe op til den ønskede vært.

Direkte kontakt til værten
Som et alternativ til IP-telefoni til at underrette værter, som ellers er den mest fortrukne kontaktform, så kan man også vælge SMS-besked, når de besøgende ankommer. En SMS sendes med den besøgendes navn, firma og telefonnummer, så snart den besøgende har registreret sig i besøgskiosken, eller ved hjælp af en separat scanner.

Besøgs flow i større organisationer
I større organisationer håndteres et stort antal besøgende hver dag af receptionister eller sikkerhedsvagter. De betjener Check In besøgssystem på deres almindelige computere vha. Check In web-brugerfladen. Printere og scannere kan tilsluttes til at håndtere besøgende manuelt, besøgsgrupper kan forhåndsregistreres, og gæsteskilte kan udskrives, før grupperne ankommer for at skabe et hurtigere besøgs flow.

SystemHouse Solutions besøgssystem Check In, kan også håndtere grupper i besøgskioskerne, så grupper kan registrere sig meget hurtigt ved hjælp af en kiosk, hvis de er forhåndsregistreret af værten. Check In håndterer også bilregistrering, bestilling af taxaer samt planlagte funktionsknapper til forskellige arrangementer, som kan kundetilpasses efter behov. Receptionisterne kan fokusere på service og sikkerhed, i stedet for at bruge tid på at ringe til værter for at meddele at deres besøgende er ankommet.

Check In systemet kan derfor hjælpe dig og din virksomhed med sikker og effektiv flow af besøgende – så du er mere tid til at fokusere på andre opgaver.

Nye muligheder
I den nyeste version af Check in, understøttes nu også Active Directory synkronisering i Azure-miljø, hvilket giver mulighed for mere fleksible IT-løsninger og integrationer. 

Der er også kommet nye muligheder indenfor e-mail området i Check In systemet, med tilføjelser for kundetilpassede mail skabeloner der kan tilføjes til forskellige situationer.

Naturligvis er der også stor fokus på forbedringer af eksisterende funktioner, samt sikre en konstant styrkelse af IT-sikkerheden i Check In systemet. 

Ønsker du at vide mere omkring Check In besøgssystemet og dets muligheder, er du naturligvis velkommen til at kontakte os.

Ansvarlig for det danske marked:

David Jordan
Business Developer, Danmark
E-mail: david.jordan@systemhousesolutions.com
Web: www.systemhousesolutions.com