3 årsager til mangelfuld lagerstyring
Mangelfuld lagerstyring kan give problemer for alle byggevirksomheder – lige fra den selvstændige håndværker til de største, multinationale selskaber. Uden effektive systemer er det ofte meget svært for virksomheden at holde præcist styr på, hvilket værktøj man har, hvor det er, og hvilken tilstand det er i.
Symptomerne på ufuldstændig lagerstyring går dog langt videre end upræcis lagerstyring og værktøj, der forsvinder. Det kan have store konsekvenser for produktiviteten på byggepladsen og koste både tid og penge.
Med tiden kan det gå alvorligt ud over lønsomheden og virksomhedens vækstmuligheder. Mangelfuld lagerstyring er et almindeligt problem, især for virksomheder, der er vokset hurtigt og er afhængige af gamle systemer.
Her er tre almindelige årsager til mangelfuld lagerstyring.
1. Manuel optælling og sporing
De fleste mindre virksomheder bruger i starten et manuelt system til lagerstyring og optælling. Det er helt logisk (og vigtigst af alt billigt) i begyndelsen, men det kan hurtigt blive forældet, når man bliver større. Men det betyder desværre oftest, at det registrerede værktøj ikke svarer til det, man faktisk har. Et særligt problem med manuel lagerstyring er, at én person fysisk skal tælle og registrere værktøjet.
Det tager ikke kun lang tid – især hvis værktøjet er spredt på forskellige byggepladser – men hvis det ikke gøres regelmæssigt, er det let at antage, at beholdningen svarer til det, man har registreret. Dette kan give problemer, når medarbejdere beder om værktøj, der ikke findes, og når man er nødt til at leje værktøj på grund af for mangelfuld lagerstyring.
Manuel lageroptælling hviler ofte på én eller to personer, og i tilfælde af ferie eller sygdom ved andre sandsynligvis ikke, hvor meget der er, og hvor det er.
Uden et automatisk system kan man let få for meget på lager (både værktøj og materialer), hvilket i sidste ende betyder, at man bruger mange penge på udstyr og forbrugsvarer, som man ikke har brug for.
Ved manuel optælling er det også svært at holde styr på værktøjets tilstand, idet medarbejderne ikke altid fortæller om ødelagt værktøj eller problemer, når værktøjet leveres tilbage.
Det kan skabe mange problemer på byggepladsen, hvis medarbejderne udstyres med værktøj, der ikke egner sig til formålet. Disse problemer er alle direkte forbundet med menneskelige fejl, og de kan føre til alvorlige problemer med produktiviteten.
2. Excel-regneark
Ud over manuelle systemer styrer mange små og mellemstore virksomheder deres lager ved hjælp af regneark. Regneark kan godt fungere i et lille firma, men de kan hurtigt give alvorlige problemer, når aktiviteterne vokser, og lageret bliver større. En undersøgelse af fejl i regneark fandt, at 15 projektmapper indeholdt ikke mindre end 117 fejl.
Når værktøjsparkerne bliver større, bliver regnearkene mindre og mindre effektive og kan let føre til kostbare fejl på grund af misvisende lagerstatus eller forkert placeret værktøj. Et særligt stort problem ved brugen af regneark er at holde dem opdateret. Manuel indtastning er tidskrævende (og desuden kedeligt), og derfor bliver regnearkene ofte forsømt.
Mange regneark er derfor forældede med lagervarer, som virksomheden ikke længere ejer, eller nyligt indkøbt værktøj mangler. Det sker ofte, fordi den person, der administrerer regnearket, ikke får besked, når værktøj fjernes eller tilføjes til værktøjsparken. Derfor er regneark ikke effektive til at holde styr på, hvilket værktøj der hentes, og hvornår.
Excel er ikke egnet til at håndtere hverdagens realiteter på byggepladserne, når medarbejderne hurtigt skal have fat i værktøj til en bestemt opgave, når det afleveres for sent, og når man glemmer at skrive ned, hvad man har taget. Det er oplagt, at Excel-styring af lageret kan have store konsekvenser for virksomhedens værktøjspark med unødvendigt meget værktøj som en sandsynlig bivirkning.
Når optegnelserne om virksomhedens lager er forældede, kan du aldrig se, hvor værktøjet er på et givet tidspunkt. Det kan give store problemer i form af mistet eller forlagt værktøj, dårlig vedligeholdelse og medarbejdere, der ikke har det rigtige værktøj til arbejdsopgaverne.
3. Eksternt placeret værktøj
For både manuelle og regnearksbaserede lagerstyringssystemer kan udstyr forårsage problemer, når værktøjet placeres uden for virksomheden.
Når en virksomhed arbejder på mange byggepladser, er det sværere at holde styr på værktøjet. Når værktøjet hentes og flyttes rundt mellem byggepladserne, er det umuligt at vide hvor det bruges, om det opbevares et andet sted, og om det er ødelagt eller mangler. Dette skyldes ofte en manglende gennemsigtighed på tværs af lokaliteterne.
Når et system styres centralt ved hjælp af manuelle eller regnearksbaserede systemer, er det svært at kommunikere mellem byggepladserne. Dette er helt forståeligt, men også frustrerende, og det er ikke praktisk eller realistisk at bede medarbejderne om at registrere alt det værktøj de tager, og hele tiden opdatere status for det.
Eksternt placeret værktøj kræver meget af lagerstyringen. Hvis du ikke ved hvad du har i din værktøjspark er der meget stor sandlighed for, at du har for meget eller for lidt på lager. Det betyder i sidste ende, at medarbejderne udstyres med det forkerte værktøj. Dette kan igen give nedetid på byggepladsen samt øgede omkostninger, samtidig med at det stresser indkøbsafdelingen, de lokale arbejdsledere og medarbejderne.
En virksomhed kan hurtigt vokse fra manuel eller regnearksbaseret lagerstyring – især hvis virksomheden vokser hurtigt. De forskellige problemer med systemerne kan opstå gradvist, og mange virksomheder er ikke klar over, hvor ineffektive deres systemer er blevet.
Effektiv lagerstyring bekæmper disse problemer ved at give dig mulighed for klare og opdaterede oplysninger om lageret. Det vil forbedre din samlede produktivitet betydeligt.
