Automatisér din fakturahåndtering
Portable Document Format, nok bedre kendt som dets forkortelse, PDF, er et populært format, når der skal sendes fakturaer afsted. Med PDF er det nemt at sende, modtage og læse et dokument. På trods af dets tiltrækkende kvaliteter, er det ikke altid den mest optimale løsning, når det kommer til fakturahåndtering. Vi giver her vores bud på, hvordan du bedst optimerer din fakturahåndtering — uden dog at sige helt farvel til PDF’en.
Et bredtfavnende format
Du kender uden tvivl de tre bogstaver, der blandt andet hjælper dig med at åbne dokumenter på computeren — vi hentyder selvfølgelig til PDF-formatet. En PDF har mange digitale anvendelsesmuligheder og bruges fx til fakturering, fordi formatet gør det nemt at sende og modtage fakturaer via e-mail. Når du modtager fakturaer som PDF, minder de også meget om de fakturaer, du kender fra det gode gamle papirformat (og det, man kender, er man ofte tryg ved). Vi kunne nok fylde en hel side med gode ting om PDF-formatet, men der er faktisk også ulemper, når vi snakker fakturahåndtering.
Stil krav til dine leverandører
En PDF-faktura er digital af natur, og vi er jo normalt ret glade for alt, hvad der er digitalt. Hvis du ikke modtager eller sender mange fakturaer, er PDF’en skam også et fint værktøj. Det er dog sådan, at en PDF-faktura, som suser ind i din Outlook-indbakke, stadig kræver manuel behandling — og her bliver det altså mindre smart, når der er mange af dem. Sandheden er nemlig, at det er tidskrævende at håndtere PDF-fakturaer. Vi foreslår derfor en anden/supplerende løsning. Det kræver, at du stiller et mindre krav til dine leverandører, men heller ikke meget mere end det. Du skal nemlig bede dem om at sende dine købsfakturaer som OIO*.
Automatiseret håndtering
OIO- og PDF-fakturaer er teknisk set begge elektroniske fakturaer, men de adskiller sig fra hinanden både ift. format og funktion. En OIO (også kaldet OIOUBL) er en elektronisk faktura, der sendes direkte fra afsenderens økonomisystem til modtagerens. På den måde bliver fakturaen indlæst og behandlet helt automatisk i dit økonomisystem. Det eneste, du skal gøre, er blot at godkende den i systemet! Alt dette er dog ikke for at sige, at du skal stoppe med at modtage PDF-fakturaer — især da det ikke er alle leverandører, der kan sende som OIO. Men vi vil anbefale, at du modtager størstedelen af dine fakturaer som OIO for at automatisere din fakturahåndteringsproces mest muligt. Derved sparer du tid, minimerer fejl og får endda bedre overblik over økonomien.
*OBS: For at kunne modtage OIO-fakturaer, skal du være registreret i NemHandelsregisteret. Læs, hvordan du bliver det her »
Hvad koster det dig at håndtere PDF-fakturaer? Prøv vores beregner her »
Befri dig selv og din indbakke
Når du gør brug af OIO, er det ikke kun din indbakke, der får sig et velfortjent pusterum. Hvis du sidder med fakturahåndtering, vil du opleve en hurtigere og nemmere måde at bogføre på. Med OIO fjerner du også risikoen for tastefejl og eventuelle flaskehalse, der kan være i forbindelse med bogføringsprocessen.
Med OIO-fakturering får du fordele som:
- Ensartethed
- Automatisering
- Datavaliditet
- Tidsbesparelser
Ensartethed
Ved at modtage dine købsfakturaer som OIO, kan du skabe mere ensartethed i din bogføringsproces. OIO er nemt at integrere i et økonomisystem og er udviklet med henblik på at være et standardiseret format. På den måde er det let at modtage, bearbejde og gemme fakturaer.
Automatisering
Med OIO får du et struktureret dataformat, der gør det muligt at automatisere processer i din fakturering, bogføring og rapportering. I praksis betyder det, at hvis du angiver et sagsnummer på dine ordrer, vil dine købsfakturaer helt automatisk lande det rette sted og belaste den sag, købet relaterer sig til. Fakturaen vil som udgangspunkt også blive bogført automatisk.
Datavaliditet
Når du modtager OIO-fakturaer har mulighed for at validere og verificere data, inden de bliver importeret til dit økonomisystem. På den måde kan du sikre, at fakturaerne indeholder de nødvendige oplysninger, og derved bliver risikoen for fejl også reduceret kraftigt. Hvis en faktura fx indeholder sagsinformationer, der ikke er korrekte, vil den blive afvist — og dermed heller ikke bogført forkert.
I E-Komplet har du mulighed for at opsætte godkenderregler, der sørger for, at købsfakturaer kommer gennem et specifikt godkenderflow. Læs mere om vores regnskabsprogram her »
Tidsbesparelser
Det kan være ret tidskrævende at skulle håndtere PDF-fakturaer — det har vi endda data, der underbygger. Vi har lavet en beregning ud fra kunder, der har fået et sanity check og som modtager PDF-fakturaer fra deres leverandører. Den beregning viser, at de virksomheder i gennemsnit bruger 115 timer om året — kun på at håndtere PDF-fakturaer. Ved at modtage dine fakturaer som OIO, kan der altså være en del tid at spare.
