JV Ventilation skaber digital arbejdsplads

Da Johan Vieth grundlagde JV Ventilation i 2020 tog han alle sine erfaringer fra tidligere arbejdspladser i branchen med sig. Og det handlede ikke om at skulle kopiere smarte måder at arbejde på for medarbejderne, for de fandtes ikke.

”Jeg vidste, hvad der ikke fungerede og besluttede, at det skulle være helt anderledes i min virksomhed,” siger Johan Vieth. 
Men han tog også erfaringerne med sig fra en produktionsvirksomhed, hvor han havde været med til at udvikle de mest effektive arbejdsprocesser baseret på LEAN optimering. De kunne til gengæld bruges. 

Resultatet er blevet en virksomhed, hvor alle processer er tænkt igennem og beskrevet med henblik på at gennemføre alt arbejde så effektivt og så hurtigt som muligt til mindst mulig gene for kunden og størst mulig tilfredshed blandt medarbejderne. Og alt foregår digitalt. 

”Vi har heller ingen printer,” siger Johan Vieth.

Brugen af digitale hjælpemidler starter ved tilbudsgivningen, hvor JV Ventilation benytter 3D-tegninger, hvor ventilationsanlægget bliver tegnet ind på en model af kundens eget hus eller bygning, så de kan se, hvordan anlægget kommer til at se ud. 

”Det giver kunderne en bedre forståelse af, hvad de får samtidig med, at det er en fordel for montørerne. Det har betydet, at vi nærmest ingen reklamationer har fra kunder, der er utilfredse med placering eller udseende.”

Når medarbejderne møder ind om morgenen er alle oplysninger om dagens arbejde samlet i et ordresystem. Her kan medarbejderen blot trykke på en knap, der ringer kunden op – eller en anden, der sender adressen på kunden videre til bilens gps. 

”De skal ikke bruge tid på at lede efter telefonnumre, navne på den rigtige kontaktperson eller finde kundens adresse. Det er også her de kan se, hvor servicevognen skal parkeres og hvor de kan slippe af med affald.

Medarbejderne skal kun forholde sig til et program, der styrer det hele. Præcis hvor i bygningen, arbejdet skal udføres, hvilke værktøjer, der kræves, hvor materialerne er placeret. Og det er også her, tegningerne af anlægget kan hentes frem – og sker der ændringer i tegningen, bliver den automatisk opdateret.

Medarbejderne er begejstrede

”Medarbejdere der kommer til os fra store firmaer, er begejstrede og siger, ”hvor er det fedt, at jeg kan se opdaterede tegninger hele tiden. Det har jeg ikke været vant til”. Hos os vil det aldrig være muligt at montere efter en gammel tegning, som jeg har set det ske i andre virksomheder, hvor mange fortsat går rundt med papirtegninger på byggepladserne,” siger Johan Vieth. 

For at spare tid i det daglige arbejde tester medarbejderne også en walkie-talkie app på mobiltelefonen, så de hurtigt kan give beskeder til en eller flere kolleger.

”Vi er i gang med at teste, om det virker bedre og mere effektivt, så hverken de eller jeg skal bruge tid på at ringe eller sende en sms, men blot kan indtale en hurtig besked, der kan genlyttes, hvis der er behov for det,” siger Johan Vieth. 

Hjemme på kontoret styres alt, hvad der har at gøre med serviceaftaler også af software. 

”Så vi har ikke – som i andre virksomheder – en medarbejder, der skal holde styr på tidsintervaller, bestillinger og meddelelser til kunderne osv. i forbindelse med serviceaftaler. Det sparer både tid og udgifter til en koordinerende medarbejder,” siger han.

Medarbejderne benytter selvfølgelig heller ikke fysiske notesbøger eller andre former for fysiske arbejdssedler. Det foregår også digitalt, så medarbejderen kan skrive videre på sin note på tabletten, hvis telefonen ligger ude i bilen – og noterne kan deles med kollegerne.

”Det er helt fra tilbudsgivning over eksekvering til afslutning at vi både sparer tid og undgår fejl. Vi dokumenterer også vores arbejde på video, så vi efterfølgende kan vise kunden, hvad vi har gjort – eller bruger video til instruktion til kunden. Så har de den også, når vi er kørt,” siger Johan Vieth.

En anden fordel ved den digitaliserede tilgang er, at der altid er gennemsigtighed i forhold til de arbejdsopgaver, der skal udføres. Det gør det lettere at hoppe ind på en opgave for en anden medarbejder, der med det samme kan danne sig et overblik over opgaven; hvad går den ud på, hvad er blevet gennemført og hvad mangler. 

Tjeklister holder styr på arbejdet

Virksomheden benytter også tjeklister i forbindelse med de forskellige faser af et arbejde – fra tilbudsfasen til afleveringen. 

”Det foregår enkelt ved at sætte flueben i en app, men er med til at undgå tidsspilde og fejl og til at sikre, at kunden er orienteret om f.eks. mulige gener ved arbejdet, inden det går i gang.”

Samlet set har JV Ventilations måde at arbejde på – ud over den store medarbejdertilfredshed – også givet en markant større effektivitet.

”Kort efter virksomhedens start prøvede vi – som en test - at måle på forskellen på den nye måde at arbejde på i forhold til den gamle, hvor der ikke blev benyttet digitale arbejdsredskaber i samme grad – og hvor arbejdsprocesserne ikke var så velbeskrevne. Og her nåede vi frem til, at vi har en effektivitet, der er 20-25 pct. højere,” siger Johan Vieth

Han sammenligner det med Ikea´s brugsanvisninger.

”Der er jo ikke noget raketvidenskab i det vi gør. Men jeg har taget produktionsverdenen ind i håndværkerbranchen og ud i marken. Det er som når du skal samle et skab fra Ikea. Du ved, hvad du skal fra start til slut. Det er lidt det samme jeg har gjort. Hvor skal du hen? Hvem skal du ringe til? Hvordan skal det se ud? 

Det er ikke hokus-pokus. Der er bare ikke mange andre, der har formået at gøre det endnu,” konstaterer han. 

Er der så ikke en eneste ulempe ved at arbejde i en gennemdigitaliseret virksomhed?

”Det eneste negativ er, at jeg har haft nogle erfarne gutter til samtale, der er blevet lidt skræmt af af vores digitale tilgang til alting”.

Og så er der jo lige dét med den manglende printer: 

”Vi mangler den kun, når vi skal sende varer retur og printe en label eller skrive under på papiraftaler. Men jeg køber af princip ikke en printer, så jeg har været på det lokale bibliotek en enkelt gang. Det var lidt oldschool, men det er den eneste gang ,det har været et problem,” siger Johan Vieth.