Effektiv og sikker besøgsstyring i Trelleborgs Havn med Check In

Trelleborgs Havn – Et centralt knudepunkt i Skandinavien
Trelleborgs Havn er Skandinaviens største RoRo-havn (RoRo: ”roll on – roll off”, er en betegnelse på en skibstype, som har en konstruktion, hvor rullende last kan køres fra kajen og direkte om bord og ud af skibet igen) og en af Sveriges vigtigste transportknudepunkter. Med cirka 10 % af landets import og eksport samt Østersøens største jernbaneterminal stilles der høje krav til både sikkerhed og effektivitet.

Krister Jonsson, Security/Facility Manager i Trelleborgs Havn, fortæller om den rejse, havnen har været på for at modernisere besøgs flowet – og hvordan valget faldt på Check In fra SystemHouse Solutions.

Behovet for en moderne og sikker besøgsstyring
Da Trelleborgs Havn byggede et nyt kontor, opstod behovet for at digitalisere og automatisere besøgs flowet. Sikkerheden skulle øges, og samtidig ønskede man at effektivisere ind- og udgang.

Høje krav til sikkerhed og funktionalitet
Trelleborgs Havn havde specifikke krav til det nye system:

• Ubemandet håndtering af besøgende med forhåndstilmelding via web.
• Invitation med QR-kode skal kunne sendes som enten SMS eller e-mail.
• QR-kodeadgang ved adgangsportene i perimetersikringen, som nemt administreres og sendes.
• Besøgssystemet skal automatisk give forvarsel til værten via SMS, når en inviteret besøgende får adgang gennem adgangsporten i perimetersikringen.
• Robust QR-læser til udendørs brug, der kan modstå vejr og vind.
• Moderne selvbetjeningskiosk i receptionen.
• Automatisk telefonopkald til værten ved gæstens ankomst, for at sikre at ingen besøgende bliver overset.

Udfordringer og løsninger
Under projektets opførelse indså Trelleborgs Havn, at Check In kunne bruges til meget mere end blot besøgsstyring. Nye behov opstod, og SystemHouse Solutions var hurtige til at udvikle og implementere flere funktioner.
"Udfordringen lå i at få alle til at tænke nyt, og forhåndstilmelde deres besøg. Vi fik stor støtte fra SystemHouse Solutions, og personalets idéer har spillet en vigtig rolle i udviklingen af systemet," siger Krister Jonsson.
 
Fredrik Mossberg, forretningsudvikler hos SystemHouse Solutions, forklarer hvordan Check In fungerer – og hvorfor det har været så succesfuldt i Trelleborgs Havn:

"Med Check In sikrer vi, at alle besøgende er forhåndstilmeldte og har en personlig QR-kode. Når koden scannes ved porten, åbnes den automatisk, og en SMS sendes direkte til den ansvarlige person. På den måde ved personalet altid, hvem der færdes i området og kan reagere, hvis nogen ikke dukker op som forventet."
 

Krister Jonsson: "Det her har virkelig været en ”gamechanger” for os. Hvis en besøgende ikke dukker op efter at være gået gennem porten, kan vi handle med det samme. Det øger sikkerheden – både for gæsten og for os."

Systemet giver også komplet logning af alle ind- og ud-passager, hvilket styrker sikkerheden yderligere:

"En af de store fordele er, at Check In ikke blot forbedrer besøgs flowet, men også gør det muligt at håndtere transport, køretøjer og mandskab ombord på skibe på en mere effektiv og enkel måde. Med Check In kan brugerne sætte gyldighedsperioder for adgang og sikre, at kun autoriserede personer færdes i havneområdet," forklarer Krister Jonsson.